Notion導入の背景と決め手

ノベルティでは以前、別のタスク管理システムを使用していましたが、手順書やドキュメントの検索に時間がかかることや、複数ツールの使い分けによる非効率さが課題でした。

チャットツールをSlackへ移行するタイミングで、Slackとの連携が容易なNotionの導入を検討。データベースとしての柔軟さやタスク管理のしやすさが決め手となり、導入を進めました。

Notionを選んだ理由は主に2つです。

• タスク管理だけでなく、データベースとして情報を一元化できること
• Slackとの連携が可能で、業務フローに組み込みやすいこと

導入決定後は、社内でツール導入チームを発足。チームごとに業務の進め方やタスクへの関わり方が異なるため、全員が使いやすい運用をつくることを軸に議論を重ねました。その結果、タスク管理のルールやページ構成、ビューの使い方など、チームに合わせた柔軟な運用方法が整いました。

実際のタスク管理の仕組み

ノベルティでは、Notion上に「タスクデータベース」を設け、各メンバーが自分のプライベートページに「自分専用のタスク一覧ビュー」を作成して運用しています。これにより、チーム全体の進行状況を把握しつつ、自分のタスクを整理・優先順位付けすることができます。

タスクには、以下の情報をプロパティとして紐づけて管理しています。

• 担当チーム
• PJTカテゴリ（新規案件・保守案件・自社案件など）
• PJTネーム（どのプロジェクトに紐づくか）
• 顧客名
• 担当者
• 確認者
• 対応期間

こちらは実際に使用しているタスクテンプレートの画面です。上部にプロパティが並び、画像には写っていませんが、その下にタスクの詳細内容を記入する欄があります。
「PJTネーム」と「顧客名」のプロパティは、それぞれプロジェクト管理用・顧客管理用のデータベースに紐づいており、プロジェクト単位でタスクの進行状況を一覧できるようになっています。これにより、個人のタスクがチームや案件全体と自然に連動する仕組みが実現します。

さらに、タスクの「ステータス」が変更されると、担当者と確認者の双方にSlackで自動通知が届くようカスタマイズ。これにより、作業の進捗確認やレビュー依頼をスムーズに行えるほか、タスクの抜け漏れ防止にもつながっています。

Notionの柔軟なデータベース構造を活かしつつ、Slack連携やビュー設定を工夫することで、チーム間の連携を強化し、業務を効率化。単なるタスク管理ツールではなく、「チームの動きを可視化し、協働を促すプラットフォーム」として活用しています。

とはいえ、ツールを導入すれば自然と回るわけではありません。私たちは運用ルールや文化づくりにも力を入れています。

タスク管理を支える文化とナレッジ共有

ノベルティでは、Notionを「使う」ことよりも、「どう活かし、どう育てていくか」を大切にしています。そのため、タスク管理の仕組みは導入当初からメンバーが意見を出し合い、定期的に見直しを行っています。運用ルールは一度決めたら終わりではなく、「もっと使いやすく」「もっと透明に」をテーマに改善を重ね、チームごとの働き方や業務内容に合う形にアップデートしてきました。

例えば、タスクの画面内にはコメント機能を設けており、質問や確認のやり取りはそのタスク上で完結します。これにより、情報が分散せず、過去の経緯や判断も含めて一目で確認できます。特に、後からタスクを振り返る際や引き継ぎ時にも、背景や意図が明確に残っていることが大きな利点です。

また、全員に共有したほうがよい情報や進捗は、案件ごとに設定されたSlackチャンネルで発信。関係者以外もチームの動きをリアルタイムで把握できるようになっており、社内全体の透明性を高めています。こうした「見える化」は、プロジェクト間の連携やリソース把握にも役立ち、互いの業務理解を促しています。

── オープンなコミュニケーションと文化の循環

ノベルティでは、オープンな情報共有を基本方針としています。Notionでのタスク管理は、この文化と非常に相性が良く、自然と「誰が・何を・どこまで進めているか」が共有される環境をつくり出しています。

ツールが文化を支え、文化がツールを進化させる──その循環こそが、ノベルティのタスク管理の強みです。

これからのタスク管理

Notionの導入から時間が経った今でも、私たちはタスク管理の仕組みを「完成形」とは考えていません。新しい案件の進め方やチーム体制の変化に合わせて、日々アップデートを続けています。

ツールの使い方を整えることは、働き方そのものを見つめ直すこと。業務効率化だけでなく、情報の透明性や、チームで支え合う文化の醸成にもつながっています。

ノベルティのタスク管理は、単なる業務の“管理”ではなく、メンバー一人ひとりがよりよく働くための“土台”です。

これからも私たちは、Notionを通じて働く仕組みを進化させながら、チーム全員が気持ちよく成果を出せる環境づくりを追求していきます。